Ders Programı Yazılımı ile Haftalık Ders Programı Nasıl Hazırlanır?

Dönem başında hazırlanan ders programlarının bir kısmı üçüncü haftada çöker. Sebep genellikle aynı: bir öğretmen aynı saatte iki dersliğe yazılmıştır ve bunu fark edecek tek mekanizma, programı kuran kişinin dikkatidir.

Bu fark edilmediği için değil, fark edilmesi mümkün olmadığı için olur. Yirmi dersi, sekiz öğretmeni ve beş dersliği olan bir kurumda haftalık yerleştirme olasılıklarının sayısı, kağıt üzerinde kontrol edilebilir bir aralıkta değildir. Elle kurulan programda çakışma varsa bulunmaz; ders başladığında kendini gösterir.

Ders programı yazılımı bu işi devralır. Ancak "ders programı yazılımı" arayan kurumların çoğu aslında üç ayrı iş arar ve piyasadaki ürünlerin bir kısmı yalnızca birini yapar. Aşağıda önce bu üç işi ayırıyorum, sonra programın hangi sırayla hazırlandığını anlatıyorum.

Ders programı yazılımı aslında üç ayrı iş

Bu üçü birbirine benzer görünür ama farklı problemlerdir ve birinin çözülmesi diğerini çözmez.

Programı kurmak. Hangi dersin hangi gün, hangi saatte, hangi öğretmenle, hangi derslikte yapılacağına karar vermek. Bu bir kısıt çözme işidir.

Programı göstermek. Kurulan programı veliye, öğretmene, öğrenciye ve yönetime ulaştırmak. Aynı program bu dört kişiye dört farklı soru olarak döner.

Programı tarihe oturtmak. Haftalık program dersin normalde ne zaman olduğunu söyler; asıl mesele o dersin 14 Ekim salı günü gerçekten yapılıp yapılmadığıdır. Tatiller, ertelemeler, iptaller ve kalan ders sayısı bu katmanda yaşar.

Yalnızca birinciyi yapan bir yazılım aldığınızda program kurulur ama fotoğrafını çekip WhatsApp grubuna atmaya devam edersiniz. Yalnızca ikinciyi yapan bir yazılım aldığınızda program güzel görünür ama onu siz kurmuşsunuzdur. Üçüncüsü olmadığında ise dönem sonunda "kaç ders yapıldı" sorusu cevapsız kalır. Ve o soru para sorusudur.

Birinci iş: programın kurulması

Program üretimi, çözülmesi gereken kısıtların listesiyle başlar. Bir yazılımın işe yarayıp yaramadığı, bu kısıtların kaçını bildiğine bakılarak anlaşılır.

Çözülmesi gereken kısıtlar

• Öğretmen çakışması. Aynı öğretmen aynı saatte iki yerde olamaz. En temel kısıt ve elle kurulan programlarda en sık kırılan.
• Derslik çakışması. Bir dersliğe aynı saate ikinci ders düşemez.
• Grup çakışması. Aynı grubun aynı saate iki dersi olamaz.
• Öğretmen müsaitliği. Bir öğretmenin yapamadığı günler ve saatler vardır. Bunun bir kez tanımlanıp o dönemin bütün programlarında geçerli olması gerekir; her program için yeniden girilmesi, er geç atlanacağı anlamına gelir.
• Haftalık saat dağılımı. Bir dersin haftada kaç saat olacağı bellidir ve bu saatlerin haftaya makul dağılması gerekir. Dört saatlik dersin tamamının salı günü toplanması teknik olarak geçerli, pedagojik olarak değil.
• Ders tipleri. Tekli ders, çoklu ders ve özel ders aynı tabloda yer alır ve aynı kurallarla yerleşmez.

Bu kısıtların hepsi birden sağlanamadığında yazılımın ne yaptığı önemlidir. İyi bir üretici çözümsüz kalan dersi sessizce bir yere sıkıştırmaz; hangi dersin neden yerleşemediğini söyler. Çünkü o noktada yapılacak şey programı değiştirmek değil, kısıtı değiştirmektir: bir öğretmen daha almak ya da bir dersliği başka saate kaydırmak.

Otomatik üretim ile elle düzeltme birlikte çalışmalı

Tamamen otomatik üretime güvenmek gerçekçi değil. Yazılımın bilmediği kısıtlar vardır: iki öğretmenin aynı gün gelmesinin istenmesi, bir dersin öğle arasından sonraya konmaması, belirli bir velinin ulaşım kısıtı. Bunlar sisteme tanımlanabilir kurallar değil, kurumun kendi bilgisi.

Bu yüzden aranması gereken, üretilen programın elle düzeltilebilmesi. Delta'da bu sürükle bırak ile yapılıyor: dersi tuttuğunuzda gidebileceği hücreler yeşil, gidemeyeceği hücreler kırmızı görünüyor. Buradaki fayda düzeltmenin kolaylaşması değil, düzeltmenin deneme yanılma olmaktan çıkması. Elle müdahale ederken yeni bir çakışma yaratma riski ortadan kalkıyor.

"Yapay zeka" meselesi

Ders programı üretimi son yıllarda yapay zeka diye pazarlanıyor. Çoğu üründe yapay zeka yoktur; kural tabanlı yerleştirme algoritmaları vardır. Ve olması gereken de budur.

Sebebi şu: program üretimi bir yaratıcılık işi değil, kısıt çözme işidir. Doğru cevabı üreten şey öngörü değil, kuralların eksiksiz uygulanmasıdır. Bu tür problemlerde belirlenimci bir algoritma, dil modelinden hem daha hızlı hem daha güvenilirdir; aynı girdiye her zaman aynı çıktıyı verir, ki bir program üreticisinde tam olarak istediğiniz şey bu.

Delta'da iki yerleştirme algoritması var: biri dersleri tanımlı sırayla yerleştiriyor, diğeri karıştırarak deniyor. İkincisi, birincisinin tıkandığı yerlerde farklı bir dağılım bulabildiği için duruyor. İkisi de kural tabanlı; yapay zeka kullanılmıyor ve kullanıldığını söylemiyoruz.

Satıcı yapay zekadan söz ediyorsa hangi modelin nerede kullanıldığını sorun. Net bir cevap gelmiyorsa muhtemelen kullanılmıyordur ve bu bir kusur değil; kusur olan, kullanılmadığı halde kullanıldığının söylenmesi.

İkinci iş: programın gösterilmesi

Kurulan program bir dosya olarak kaldığı sürece işin yarısı yapılmış olur. Aynı program dört kişiye dört farklı soru olarak döner ve dördü de aynı tablodan cevaplanamaz.

Veli çocuğunun hangi gün geleceğini sorar; ona grubun programı gerekir. Öğretmen kendi saatlerini sorar; ona kendi programı gerekir. Yönetici yeni grup açarken dersliğin boş olup olmadığını sorar; ona dersliğin programı gerekir. Bir dersin bütün gruplardaki dağılımına bakmak isteyen kişiye ise dersin programı gerekir.

Bu görünümlerin hepsinin aynı ders kaydından beslenmesi belirleyicidir. Beş ayrı tablo elle tutulduğunda biri güncellenir diğerleri kalır ve bir süre sonra hangisinin doğru olduğu bilinmez. Delta'da programı bir yerde değiştirdiğinizde beş görünüm birden değişir, çünkü beşi de tek veriyi okuyor.

Kayıt sezonunda işe yarayan bir ayrıntı

Kayıt döneminde en çok sorulan sorulardan biri grup programlarıdır ve bu soru telefonda yüz kez cevaplanır. Programın kurum web sitesine gömülebilmesi bu yükü ortadan kaldırır.

Burada aranması gereken, siteye kopyalanan şeyin sabit bir görsel değil canlı bir sayfa olması. Ekran görüntüsü koyduğunuzda programı değiştirdiğinizde site yanlış bilgi vermeye devam eder ve bunu kimse fark etmez. Delta hazır bir gömme kodu üretiyor; kodu siteye yapıştırdıktan sonra programı değiştirdiğinizde site kendiliğinden güncel kalıyor ve açan kişiden giriş istenmiyor.

Kağıt hala gerekiyor

Program panoya asılır, öğretmen odasına konur, veliye elden verilir. Yazılımın kağıdı yasaklaması gerekmez; iyi basması gerekir.

Bakılacak şey, çıktının ekran görüntüsü olmaması: menüler ve düğmeler kağıda basılmamalı, çıktının üstünde programın kime ait olduğu ve alındığı tarih yazmalı. Tarihsiz çıktı panoda kaldığında hangi dönemin programı olduğu bir süre sonra bilinmez.

Üçüncü iş: programı tarihe oturtmak

Bu katman genellikle en son düşünülür ve en çok soruna yol açan katmandır.

Haftalık program bir desendir: matematik salı 10.00'da. Ama 29 Ekim salıya denk geliyorsa o gün ders yoktur. Öğretmen hastalanırsa ders ertelenir. Kurum bakım için bir gün kapanırsa o günün dersleri kaybolur. Dönem sonunda "kaç ders yapıldı" sorusunun cevabı desende değil, tarihli takvimde durur.

Ve bu bir para sorusudur. Öğrencinin sözleşmesinde yazan ders sayısı ile fiilen yapılan ders sayısı arasındaki fark, iade veya ek ücret anlamına gelir. Elle takip edilen kurumlarda bu hesap dönem sonunda yapılmaya çalışılır, tutmaz ve veliyle tartışmaya dönüşür.

Tatil sistemi

Resmi tatillerin sisteme hazır gelmesi ve takvim üretilirken o günlerin atlanması gerekir. Her yıl elle tatil listesi girilen sistemlerde bir tatil er geç atlanır.

Bunun yanında iki yönlü esneklik gerekiyor: kuruma özel kapalı günleri tanımlayabilmek (yarıyıl tatili, bakım günü, kurum içi etkinlik) ve çalıştığınız bir resmi tatili geçersiz kılabilmek. İkincisi kurs sektöründe sık ihtiyaç duyulan bir şey; birçok kurum resmi tatilde çalışır.

Erteleme, iptal ve iz

Ders ertelendiğinde silinmemeli, yeni tarihine taşınmalı, yoksa ders sayısı hesabı bozulur. Erteleme ve iptalin sebebi kayda geçmeli ve bu sebebi velinin de görmesi gerekir; ay sonunda "neden iki ders eksik" sorusu, cevabı zaten kayıtlı olduğunda tartışma konusu olmaz.

İşlemi kimin yaptığının kayıtlı olması da önemli. Çok öğretmenli kurumlarda "bu dersi kim iptal etti" sorusunun bir cevabı olmalı.

Takvimden doğrudan yapılan işler

Öğretmenin günlük akışı takvim üzerinden geçtiği için, yapacağı işlerin de orada olması gerekir. Dersin satırından yoklama alınabilmesi, ödev verilebilmesi, o güne özel öğretmen ya da derslik değişikliği yapılabilmesi: bunların her biri öğretmeni başka bir ekrana göndermekten kurtarır. Ekran değiştirmek zorunda kalan öğretmen, bir süre sonra o işi hiç yapmaz.

Google Takvim entegrasyonu: bir uyarı

Ders takvimini Google Takvim'e göndermek, öğretmenin ve öğrencinin telefonundan derslerini görmesini sağlıyor ve hatırlatmaları Google'ın göndermesi anlamına geliyor. Faydalı bir özellik.

Ancak bu entegrasyon Delta'da tek yönlüdür: Delta'daki ders Google Takvim'e yazılır, ders ertelendiğinde ya da iptal edildiğinde oradaki kayıt da güncellenir. Google Takvim'de elle yaptığınız bir değişiklik ise Delta'ya dönmez. Bunu açıkça yazıyorum çünkü "çift yönlü senkronizasyon" pazarlama metinlerinde sık geçen ve pratikte sık kırılan bir vaat. Böyle bir vaatle karşılaşırsanız iki yönün ikisini de demo sırasında test edin.

Program hangi sırayla hazırlanır?

Yazılım seçtikten sonra ilk dönemde en çok zaman kaybettiren şey, sıranın bilinmemesi. İşleyen sıra şu:

1. Tanımlar. Derslikler, dersler, branşlar ve öğretmenler. Bu adım sıkıcı olduğu için aceleye getirilir ve sonraki her adım burada eksik kalan şey yüzünden geri döner. Derslik kapasitelerini ve ders sürelerini doğru girin.

2. Öğretmen müsaitlikleri. Kim hangi gün ve saatte yok. Bu bilgi program üretilmeden önce girilmeli; sonradan girildiğinde üretilmiş programın çoğu bozulur.

3. Tatiller. Resmi tatiller zaten yüklüyse yalnızca kuruma özel kapalı günleri ekleyin ve çalıştığınız resmi tatilleri geçersiz kılın. Bu adım ikinci sırada gelmezse tarihli takvim baştan yanlış üretilir.

4. Gruplar. Hangi grup hangi dersleri haftada kaç saat alıyor. Program üreticisinin girdisi budur.

5. Üretim. Robotu çalıştırın, çıkan programa bakın, yerleşemeyen ders varsa kısıtı gözden geçirin. Burada programı zorlamak yerine kısıtı değiştirmek genellikle daha az iş.

6. Elle düzeltme. Yazılımın bilmediği kurum bilgisini şimdi uygulayın.

7. Dağıtım. Programı siteye gömün, panoya basın, öğretmen kartlarından paylaşın.

Bu sırayla ilerleyen kurumlarda ilk program bir güne çıkar. İkinci dönemden itibaren tanımlar yerinde durduğu için iş birkaç saate iner; asıl kazanç ilk dönemde değil, sonraki dönemlerde ortaya çıkıyor.

Ders programı yazılımı seçerken sorulacak sorular

1. Program üretiliyor mu, yoksa yalnızca elle kurduğum programı mı gösteriyor?
2. Bir ders yerleşemediğinde ne oluyor: sessizce yerleştiriliyor mu, sebebi söyleniyor mu?
3. Öğretmen müsaitliğini bir kez tanımlayıp bütün programlarda kullanabiliyor muyum?
4. Üretilen programı elle düzeltirken yeni çakışma yaratmam engelleniyor mu?
5. Programı kaç farklı açıdan görebiliyorum: grup, derslik, öğretmen, ders?
6. Programı web siteme gömdüğümde değişiklik siteye yansıyor mu, yoksa görsel mi koyuyorum?
7. Resmi tatiller hazır mı geliyor, her yıl elle mi giriyorum?
8. Çalıştığım bir resmi tatili geçersiz kılabiliyor muyum?
9. Ertelenen ders yeni tarihine taşınıyor mu, yoksa siliniyor mu? Ders sayısı hesabı bozuluyor mu?
10. Öğretmen yoklamayı ve ödevi takvimden yapabiliyor mu, başka ekrana gitmesi gerekiyor mu?

Dokuzuncu soru en çok atlananı. Ders sayısı hesabının bozulması, dönem sonunda para tartışmasına dönüşen bir kusur ve demo sırasında hiç görünmüyor.

Delta'da ders programı

Delta bu üç işi birlikte yapıyor. Program iki kural tabanlı algoritmayla üretiliyor, öğretmen ve derslik çakışmaları baştan engelleniyor, öğretmen için tanımlanan yapamayacağı günler o dönemin bütün programlarında geçerli oluyor. Üretilen program sürükle bırak ile düzeltiliyor ve dersin gidebileceği hücreler görünür oluyor.

Program beş ayrı açıdan gösteriliyor (grup, derslik, öğretmen, ders ve branş) ve beşi aynı ders kaydını okuyor. Grup, derslik, öğretmen ve ders görünümlerinin her birinin kendi gömme kodu ve kendi çıktı düzeni var. Resmi form gerektiren kurumlar için robotun ürettiği el programı çıktısı T.C. başlığı ve haftalık ders dağıtım programı ibaresiyle geliyor.

Tarihli takvim gruptan kendiliğinden üretiliyor, resmi tatiller hazır geliyor ve o günlere ders yazılmıyor. Erteleme ve iptal sebebiyle birlikte kaydediliyor, veli ve öğrenci gerekçeyi kendi panelinden görüyor, ertelenen ders silinmeyip yeni tarihine taşınıyor. Yoklama ve ödev dersin satırından başlatılıyor.

Bir de neyin olmadığını söyleyelim: tarihli takvim üzerinde sürükle bırak yok. Ders taşıma işlemi erteleme formundan yapılıyor. Sürükle bırak yalnızca haftalık program üretiminde var.

Delta'yı 15 öğrenciye kadar bir yıl ücretsiz kullanabilirsiniz; program üretimi de dahil bütün işlevler açık. Ücretsiz hesabınızı açın ya da Delta Kurs Otomasyonu sayfasını inceleyin. Öğrenci takip programlarının bütününe dair rehberi bu yazıda, ücretsiz seçeneklerin karşılaştırmasını bu yazıda bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Haftalık ders programı robotu nedir?

Tanımlı dersleri, öğretmenleri ve derslikleri alıp çakışmasız bir haftalık program üreten araç. "Robot" adı otomatik üretimi anlatmak için kullanılıyor; teknik olarak kural tabanlı bir yerleştirme algoritması.

Ders programı yazılımı Excel'e göre ne kazandırır?

Excel'de program kurabilirsiniz ama Excel çakışmayı bilmez. Asıl fark bu: yazılım kuralları uygular, Excel yalnızca yazdığınızı gösterir. İkinci fark tarihli takvimde: Excel'de haftalık desen tutulur, tatil ve erteleme takibi tutulmaz.

Program hazırlamak ne kadar sürer?

İlk dönemde tanımların girilmesi işin çoğunu alır; bir gün makul bir beklenti. Sonraki dönemlerde tanımlar yerinde durduğu için birkaç saate iner.

Öğretmenler kendi programlarını görebiliyor mu?

Delta'da öğretmenin haftalık programı kendi kartında duruyor ve tarihli takvimde yalnızca kendi derslerini görüyor. Erteleme, iptal, öğretmen ve derslik değişikliğini kendi panelinden yapabiliyor.