Ücretsiz Kurs Programı ve Öğrenci Takip Yazılımı Gerçekten İşe Yarar mı?

Kurs programı arayan bir kurum sahibinin ilk araması genellikle "ücretsiz" kelimesini içerir. Bu makul bir davranış ve savunulacak bir tarafı var: yeni açılmış bir kursta her kalem masraf tartışılır, henüz getirisi görülmemiş bir yazılıma bütçe ayırmak da sıranın sonuna düşer.

Kısa cevap şu: ücretsiz kurs programları işe yarar. Küçük bir kurumda yıllarca yeterli olabilirler. Uzun cevap ise "ücretsiz" kelimesinin en az dört farklı şeyi tarif ettiği ve bu dördünün bitiş biçimlerinin birbirinden çok farklı olduğu üzerine kurulu. Karar verirken bakılması gereken şey aylık ücretin sıfır olması değil, o sıfırdan çıkışın neye mal olduğu.

"Ücretsiz" dediğimizde neyi kastediyoruz?

Piyasada ücretsiz diye anılan çözümler dört gruba ayrılır ve her birinin ekonomisi başka.

Excel ve Google Sheets şablonları

En yaygın başlangıç noktası. Gerçekten ücretsiz, gerçekten esnek, öğrenilecek yeni bir şey yok. Otuz öğrencili bir kursta işini fazlasıyla görür.

Sınırı teknik değil yapısal: Excel, birbiriyle ilişkili veriyi tutmak için tasarlanmamıştır. Yoklama ile ödeme arasındaki bağı formülle kurabilirsiniz ama o bağ ilk yapısal değişiklikte kopar. İkinci kişi dosyayı açtığı anda hangi kopyanın güncel olduğu sorusu başlar. Ve "bu satırı kim, ne zaman değiştirdi" sorusunun cevabı yoktur.

Açık kaynak yazılımlar

Lisansı ücretsiz olan, kaynak kodu açık sistemler. Kağıt üzerinde en cazip seçenek: sınırsız öğrenci, sınırsız kullanıcı, kimseye bağlı değilsiniz.

Burada ücretsiz olan yazılım, işletme değil. Sunucuyu siz kiralarsınız, kurulumu siz yaparsınız, yedeklemeyi siz kurarsınız ve çalıştığını düzenli olarak siz doğrularsınız. Güvenlik yamaları çıktığında uygulamak sizin işiniz; uygulanmadığında sorumluluk da sizde. KVKK açısından hem veri sorumlusu hem veri işleyen konumunda olursunuz, yani bir sızıntı durumunda paylaşacak kimse yok.

Bu maliyetler bir yazılım ekibi olan kurumlar için makul. Kurs işletmesi olan kurumlar içinse genellikle görünmez bir borç: ilk yıl sorun çıkmaz, üçüncü yıl sunucuyu kuran kişi artık orada değildir.

Ücretli bir ürünün ücretsiz kademesi

Ücretli bir yazılımın belirli bir sınıra kadar bedava kullanılabilen hali. Sınır genellikle öğrenci sayısıdır; bazen kullanıcı sayısı ya da modül seti olur.

Buradaki ücretsizlik, ürünün pazarlama bütçesinden karşılanır. Bu kötü bir şey değil ama bilinerek girilmesi gerekir: sağlayıcı sizin büyümenizi ve ödemeye başlamanızı bekliyor. Karşılığında aldığınız şey ise diğer üç seçenekte olmayan bir şey: büyüdüğünüzde taşınmak zorunda kalmamak. Bu maddeye aşağıda ayrıca döneceğim, çünkü kararın asıl düğümü orada.

Süreli deneme

On beş ya da otuz gün tam sürüm, sonra kapanıyor. Adı ücretsiz ama bu bir ücretsiz paket değil, satış sürecinin bir aşaması.

Denemenin bir zayıflığı var: kurs işletmesinin döngüsü aylıktır. Kayıt alınır, ödeme planı kurulur, taksit vadesi gelir, devamsızlık birikir, veli aranır. Otuz günlük denemede bu döngünün tamamı bir kez dönmez. Yazılımı gerçekten test etmiş olmazsınız; ekranlarını görmüş olursunuz.

Ücretsiz gerçekten yeterli: üç durum

Aşağıdaki üç durumda para vermek gereksiz masraftır ve size ücretli sistem satmaya çalışan biri işini iyi yapmıyordur.

Tek kişilik işletme. Öğrenci takibini yapan tek kişi sizseniz ve öğrenci sayısı elliyi geçmiyorsa, ilişkili veri probleminin çoğu ortaya çıkmaz. Kafanızdaki bilgi ile dosyadaki bilgi zaten aynı kişide.

Henüz kurulmamış kurum. Kurum açılmadan yazılım seçmek, kullanmadan karar vermek anlamına gelir. İlk dönemi ücretsiz bir çözümle geçirip hangi işlerin gerçekten zor olduğunu görmek, doğru yazılımı seçme şansınızı belirgin şekilde artırır.

Tek eksenli işleyiş. Yalnızca özel ders veren, ödeme almayan ya da devam takibi tutmayan kurumlar. Bir işi yapmıyorsanız o işi devralan yazılıma ihtiyacınız yok.

Ücretsizin gizli maliyeti: çıkış

Ücretsiz çözümlerin maliyeti kullanırken değil, bırakırken ortaya çıkar. Ve bu maliyet, ücretsizin hangi türden olduğuna göre neredeyse ikiye ayrılıyor.

Ücretsiz bir kademe kullanıyorsanız, sınıra geldiğinizde yaptığınız şey bir düğmeye basmaktır. Veriniz yerinde kalır, personelin alıştığı ekranlar aynıdır, geçmişiniz taşınmaz çünkü zaten taşınacak yerde durur. O ücretsiz dönem boşa geçmemiş, aksine yatırıma dönüşmüştür.

Ücretsiz bir ayrı ürün kullanıyorsanız (Excel şablonu, açık kaynak kurulum ya da ücretli sürümü olmayan bir araç) sınıra geldiğinizde yaptığınız şey göç etmektir. Veriyi dışa aktarırsınız, temizlersiniz, yeni sisteme uygun hale getirirsiniz, aktarırsınız, doğrularsınız ve personeli yeniden eğitirsiniz. Uygulamada bu iki ila dört haftalık bir iştir.

İşin can alıcı yeri şu: bu göç, en kötü zamanda gerçekleşir. Ücretsiz çözümün sınırına, işler kötü giderken değil iyi giderken gelirsiniz. Yani öğrenci sayısı arttığı, yeni personel alındığı, herkesin en yoğun olduğu dönemde iki ila dört haftalık bir taşınma işi masaya düşer. Çoğu kurum bu yüzden geçişi erteler ve ertelediği süre boyunca ne ücretsizin rahatlığını ne ücretlinin faydasını görür.

Bunun bir kilitlenme olduğunu da söylemek gerekir

Yukarıdaki tabloyu okuyup "demek ki ücretli ürünün ücretsiz kademesini seçmeliyim" demek kolay, ama madalyonun öbür yüzü var: ücretsiz kademeler bir kilitlenme aracıdır. On beş öğrenciyle alıştığınız bir sistemden çıkmak, hiç başlamamış olmaktan zordur. Sağlayıcı bunu bilir.

Bu nedenle ücretsiz bir paketi denerken bile (bizim paketimiz de dahil) şu soruyu sormalısınız: ayrılmak istediğimde verimi hangi formatta alırım? Cevap net değilse ücretsiz olması sizi rahatlatmasın. Veri çıkışı garanti edilmiş bir ücretsiz kademe, taşınmama avantajını kilitlenme olmadan verir. Garanti edilmemiş olan ise ilk yıl bedava, sonrası müzakereye kapalıdır.

Geçiş eşiği: hesabı nasıl yapılır

"Ne zaman ücretliye geçmeliyim" sorusunun tek bir cevabı yok ama hesabı basit. Kendi rakamlarınızla dört adımda yapabilirsiniz.

Birinci adım. Bir hafta boyunca idari işe harcanan süreyi yazın. Öğrenci kaydı, ödeme takibi, yoklama girişi, veli telefonları, ders programı düzeltmeleri. Tahmin etmeyin, yazın; tahminler bu kalemde neredeyse her zaman düşük çıkıyor.

İkinci adım. Bu sürenin ne kadarının veri arama ve derleme olduğunu işaretleyin. "Hangi Excel'deydi", "geçen ay ne ödemişti", "kim aramış". Yazılımın devraldığı iş budur; kaydın kendisini girmek yine sizde kalır.

Üçüncü adım. İşaretlediğiniz süreyi ayla çarpın, kendi saat maliyetinizle çarpın. Kendi saatiniz için asgari ücret üzerinden hesap yapmayın; o saatte yapmadığınız işin değerini koyun, çünkü kurum sahibinin idari işe harcadığı saatin alternatif maliyeti satış görüşmesidir.

Dördüncü adım. Çıkan yıllık tutarı yazılımın yıllık ücretiyle karşılaştırın. Yazılım tarafına eğitim süresini ve geçiş haftalarını da ekleyin, çünkü onlar da maliyet.

Bu hesap çoğu kurumda iki uçtan birine düşer ve sonuç tartışmalı olmaz. Ortada kalıyorsa ücretsizde devam etmek doğru karardır, ama o zaman hangi ücretsizde durduğunuz önem kazanır.

Ücretsiz bir sistemi denerken bakılacak beş şey

Hesabınız ücretsizi işaret ediyorsa, denemeye başlamadan önce beş soru:

1. Sınır ne, sınıra gelince ne oluyor? Sistem kapanıyor mu, salt okunur mu kalıyor, yoksa yalnızca yeni kayıt mı engelleniyor? Üçü çok farklı sonuçlar doğurur.
2. Verimi hangi formatta alabiliyorum? Excel çıktısı yeterli, ama alınabildiğini deneme aşamasında bir kez test edin. Var olduğu söylenen çıktı, ihtiyaç anında çalışmayabilir.
3. Ücretliye geçince veri yerinde mi kalıyor? Kademe mi, ayrı ürün mü? Bütün mesele bu soruda.
4. Ücretsiz kullanıcıya destek veriliyor mu? Verilmiyorsa bu bir kusur değil, bilinmesi gereken bir şart. Sorununuzu kendiniz çözeceğinizi baştan bilin.
5. Ücretli fiyat neye göre artıyor? Öğrenci sayısına, kullanıcıya yoksa şubeye mi? Ücretsiz paketi seçerken sonraki yılın faturasını da seçiyorsunuz.

Delta'nın ücretsiz paketi

Delta'yı 15 öğrenciye kadar bir yıl boyunca ücretsiz kullanabilirsiniz. Kredi kartı istenmez. Yazılımın bütün işlevleri açıktır; kısıtlama özellikte değil ölçekte. İkinci yıldan itibaren paket ücretlidir.

Bu şartların sabit olmadığını da söylemek gerekir: kampanya dönemlerinde ücretsiz paketteki öğrenci sayısı artabildiği gibi daraltılabiliyor da. Yukarıdaki rakam bu yazının yayına girdiği tarihteki durumu gösteriyor. Başvurmadan önce güncel şartı başvuru sayfasından teyit edin; bu, yalnızca bizim için değil, ücretsiz paket sunan her ürün için geçerli bir alışkanlık.

Yukarıdaki dörtlü sınıflandırmada bu, üçüncü ile dördüncü grubun arasında duruyor ve bunu olduğu gibi söylemek doğru olur: süresi olduğu için sınırsız bir ücretsiz kademe değil, ama bir yıl sürdüğü ve verisi yerinde kaldığı için de otuz günlük bir deneme değil.

Süreyi bir yıl yapmanın sebebi yazının başında anlattığım şey. Kurs işletmesinin döngüsü aylıktır: kayıt alınır, ödeme planı kurulur, vade gelir, taksit gecikir, devamsızlık birikir, veli aranır, dönem kapanır, kayıt yenilenir. Otuz günde bu döngü bir kez dönmez, on iki ayda birkaç kez döner. Yazılımı ekranlarından değil, kendi işleyişinizin içinden değerlendirmiş olursunuz.

Kısıtlamanın ölçekte olması da bilinçli. Modül kapatarak kurulan ücretsiz paketlerde kurum, ürünün asıl işini yapan tarafını hiç görmez; yoklamayı ve ders programını denemeden karar verir. Buradaki tercih, az öğrenciyle her şeyi görmeniz yönünde.

16. öğrenciye ya da ikinci yıla geldiğinizde taşınmıyorsunuz: kayıtlarınız, ödeme planlarınız, yoklama geçmişiniz ve personelin alıştığı ekranlar yerinde kalıyor. Buna karşılık madalyonun öbür yüzünü de baştan söylemek gerekir: bu paketi geliştiren şirket sizin büyümenizi ve o noktada ödemeye başlamanızı bekliyor. Ücretsiz olmasının sebebi bu.

Ücretli tarafta neyin nasıl fiyatlandığını görmek isterseniz Delta Kurs Otomasyonu sayfasında hesap makinesi var; öğrenci sayınızı girip yıllık tutarı görebilirsiniz. İkinci yılın faturasını ücretsiz pakete başlamadan önce görmenizi öneririm; yukarıdaki beş sorudan sonuncusu tam olarak bu.

Öğrenci takip programlarının genel olarak hangi işleri devraldığını ve seçerken nelere bakıldığını ise ayrıntılı rehberde ele aldık.

Ücretsiz hesabınızı açın.

Sık sorulan sorular

Ücretsiz kurs programı ile ücretli arasındaki asıl fark nedir?

Özellik listesi sanıldığı kadar belirleyici değil. Asıl fark üç yerde: ölçek sınırı, destek ve büyüdüğünüzde ne olacağı. Bu üçünden ilk ikisi kullanırken, üçüncüsü bırakırken hissedilir.

Ücretsiz paketle başlayıp sonra ücretliye geçebilir miyim?

Ücretli bir ürünün ücretsiz kademesindeyseniz evet, veriniz taşınmadan geçer. Ayrı bir ürün ya da Excel kullanıyorsanız geçiş mümkündür ama bir veri aktarım projesidir; iki ila dört hafta ayırmanız gerekir.

Açık kaynak bir kurs yazılımı kullansam olmaz mı?

Bünyenizde sunucu yönetebilecek biri varsa olur. Yoksa lisans ücretinden kurtulup sunucu, yedekleme, güvenlik ve KVKK sorumluluğunu üstlenmiş olursunuz. Bu takas, yazılım ekibi olan kurumlar için mantıklıdır; kurs işletmeleri için çoğu zaman değil.

Ücretsiz pakette destek alabilir miyim?

Sağlayıcıya göre değişir ve sormanız gereken bir şey. Ücretsiz kullanıcıya destek vermemek yaygın ve meşru bir uygulama; sorun destek verilmemesi değil, bunu geç öğrenmek.